Tenir un stand salon est aujourd’hui sollicité par de nombreuses personnes, et cela nécessite une préparation préalable. De même, le séminaire est peut-être l'événement le plus courant organisé par les planificateurs.
Confirmer le but de l'événement
Avant de mener des recherches sur la sélection du site, assurez-vous de bien connaître les objectifs fondamentaux de l’événement:
Qui est le public?
Quel est le sujet du séminaire?
Où devrait être situé?
Pourquoi les gens vont-ils assister?
Quel est l’ordre du jour du séminaire ou du salon?
Créer un profil d'événement
Une fois que le planificateur a répondu à certaines des questions de base concernant l’événement, il est temps de rechercher les lieux possibles pour la réunion. Il est important de travailler en étroite collaboration avec l'organisateur / l'organisateur de l'événement pour déterminer le type de lieu et le lieu le plus propice au séminaire pour l'organisateur et son invité (la liste des idées peut être interminable):
Hôtel local
Centre de conférence local
Espace de restauration privé
Club privé musée / galerie d'art
Confirmer et développer l'agenda
Il est essentiel que le planificateur d’événements travaille en étroite collaboration avec l’organisateur de l’événement, car l’ordre du jour de l’événement changera souvent de la conversation initiale au jour de l’événement. Le planificateur d'événement doit être prêt à ajuster le plan et à travailler en étroite collaboration avec le lieu pour s'assurer que tout se passe bien.
Créer des communications et du matériel pour l'événement
C'est un élément auquel certains planificateurs peuvent être associés, tandis que d'autres ne le peuvent pas. En gros, certains planificateurs de réunions seront responsables de chacun des éléments suivants:
Création d'invitations à des événements
Ordre du jour et autre matériel d'impression
Sécurisation des cadeaux / tirages des participants
Produire des badges nominatifs
Signalisation et affichage d'événement d'expédition
Ainsi la plupart des séminaires et salons se déroulent sur une demi-journée ou une journée complète. Pour ceux qui sont intéressés par la création d’une liste de contrôle pour leur planification, les éléments ci-dessus offrent une structure de haut niveau pour la planification et l’exécution de ces projets.
